Un peu de contexte.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un audit Qualiopi. L’audit Qualiopi consiste à vérifier la conformité des dispositions mises en place par un prestataire d’action concourant au développement de compétences. pour répondre aux exigences du référentiel national qualité qui lui sont applicables parmi les 7 critères et 32 indicateurs. L’audit initial de Qualiopi est une épreuve qui permet à un auditeur de vérifier si le candidat respecte une certaine méthode dans son travail de formateur. La certification Qualiopi permet à un organisme de formation de pouvoir obtenir des fonds publics de la formation professionnelle ou des fonds mutualisés.
L’audit initial est l’étape juste avant l’obtention de la certification Qualiopi. Cela montre l’importance de celui-ci. De plus, il est le principal rempart vers la certification Qualiopi. Durant cet audit, l’auditeur va faire attention à ce que l’organisme de formation respecte bien toutes les règles imposées par le gouvernement.
Déroulement de l’audit initial Qualiopi.
Une durée variable.
La journée d’audit initial Qualiopi dure en moyenne 1 journée complète mais peut s’étaler sur 5 jours pour certains organismes de formation. SI l’audit initial peut durer aussi longtemps c’est parce que l’auditeur doit s’assurer que l’organisme de formation respecte bien les 32 indicateurs Qualiopi. 15 jours avant l’audit, l’auditeur prend contact avec l’audité par mail ou par téléphone cette prise de contact sert à poser les bases, faire connaissance mais également échanger sur les potentiels changements depuis la signature du contrat de certification.
Arrivée.
Lorsque l’audit initial dure une journée, celle-ci dure en moyenne 7-8h tout compris. La journée démarre à 8h30 par l’accueil de l’auditeur et une visite des locaux pour faire connaissance. Un moment durant lequel vous pourrez échanger avec auditeur, vous pourrez également lui faire par de quelques une de vos inquiétudes. C’est un moment important car il vous permet de briser la glace avec votre auditeur.
Présentation et audit initial.
Ensuite, l’auditeur va présenter la journée durant 20 minutes. Suite à cela, c’est l’heure de l’audit. Les auditeurs Qualiopi prennent parfois plus d’une journée pour auditer un seul organisme de formation. Cela prouve donc la difficulté de l’exercice que représente cet audit. De plus, les auditeurs se sont améliorer dans leur connaissance de Qualiopi, rien n’est laissé au hasard et tout sera analysé par l’auditeur. Il faut également apporter des preuves pour chaque indicateur, preuves qui seront inspectées au peigne fin. Une fois l’audit passé, l’auditeur et l’organisme de formation candidat font un retour de l’audit passé
Clôture de l’audit initial.
Pour finir, il y aura une réunion de clôture. Réunion de clôture durant laquelle l’auditeur annonce si l’organisme de formation obtient sa conformité ou non aux règles Qualiopi. C’est au terme de cette phase que l’auditeur prépare son rapport d’audit et transmet à l’organisme certificateur. Si un organisme de formation à plus de 15 non-conformités mineures et 4 non-conformités majeures il ne sera pas retenue et devra repasser son audit.
Évidemment, selon les organismes formateur cette journée peux changer mais malgré tout, celle-ci reste la même dans les grandes lignes. Avant le 30 juin 2022 l’audit Qualiopi était accessible en distanciel à cause du COVID.
Préparer au mieux l’audit initial Qualiopi.
Enfin, pour préparer au mieux cet audit qui peut s’avérer stressant pour certain il est important de suivre quelques conseils. Tout d’abord, essayer de trouver vos failles, suivez tous les indicateurs 1 à 1 pour trouver sur quels points vous pouvez vous améliorer. Formez vos équipes aux nouveaux processus qualiopi. Vous pourrez, une fois prêt, faire un audit blanc avec un auditeur qualifié pour vous préparera au mieux à cette épreuve. N’hésitez pas à faire une « check-list » de ce qui est prêt pour l’audit, c’est grâce à cela que vous serez sûr de ne rien oublier. Pour préparer l’audit initial Qualiopi il est très important de lire le référentiel. C’est là que vous pourrez vous préparer au mieux. Vous pouvez également lire le livre blanc, livre dans lequel vous trouverez de nombreux conseils pour réussir votre audit.
Et enfin, ne stressez pas ! Si vous êtes prêt tout va bien se passer et vous stresser serait encore plus se mettre en difficulté. L’auditeur est là pour échanger avec vous et non pour vous blâmer. L’auditeur vous permettra également de vous améliorer dans votre démarche Qualiopi.
