Votre copilote pour établir une démarche qualité et répondre aux exigences de la certification Qualiopi.

Qualiobee s’est co-construit en collaboration avec des professionnels de la formation et du référentiel national qualité, dont Anne-Lise Martinent, auditrice Qualiopi agréée. Cette synergie nous a permis de créer une solution parfaitement alignée avec les exigences de Qualiopi, tout en étant profondément ancrée dans les réalités pratiques de la démarche qualité.

Qualiobee vous aide sur tous les critères évalués lors des audits.

Qualiobee vous guide avec une approche entièrement numérique.

Anne-Lise Martinent

Conseillère pour organismes de formation,
Auditrice Qualiopi agréée

Comprendre les enjeux de la certification Qualiopi

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi, également connue sous le nom de Référentiel National Qualité (RNQ), est obligatoire pour les organismes de formation qui cherchent à respecter les normes de qualité pour accéder aux financements publics. Indispensable pour toute organisation offrant des actions de formation, des validations des acquis de l’expérience (VAE) ou des bilans de compétences, cette certification confirme l’adhésion à un cadre national de qualité structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs.

L’objectif de Qualiopi

Le but principal de Qualiopi est d’assurer une offre de formation qui réponde efficacement aux divers besoins des apprenants, incluant l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Cette ambition s’inscrit dans une démarche d’accès universel à la formation, marquant l’engagement des organismes vers la qualité, et l’amélioration continue.

La route vers la certification

Atteindre cette certification exige une préparation approfondie, potentiellement par le biais d’un audit blanc, pour détecter et rectifier toute non-conformité. Utiliser un outil comme Qualiobee rend cette préparation plus aisée grâce à l’automatisation de tâches spécifiques, l’amélioration de la gestion administrative et la création de documents prouvant la conformité lors des audits.

Abordez vos audits Qualiopi avec sérénité

Critère 1

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Indicateurs concernés

Indicateur 1 Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
Indicateur 2 Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

Comment Qualiobee vous aide

Mettez à disposition votre programme de formation qui sera envoyé à vos apprenants.

Créez votre programme dans Qualiobee avec notre assistant intelligent qui viendra vous indiquer les informations obligatoires à renseigner.

Un taux de satisfaction est calculé grâce aux questionnaires d'évaluations à chaud et à froid envoyés aux parties prenantes à chaque session de formation.

Critère 2

L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateurs concernés

Indicateur 4 Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
Indicateur 5 Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
Indicateur 6 Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
Indicateur 8 Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Comment Qualiobee vous aide

Créez et envoyez des questionnaires d’évaluations pré-formation pour collecter les attentes et les besoins spécifiques des apprenants (prise en compte du handicap).

Créez et envoyez des questionnaires de positionnement initial et de vérification des pré-requis des apprenants.

Générez la convention de formation qui contient les indications et les conditions de la formation avec les objectifs pédagogiques et les objectifs d'évaluations.

Le déroulé pédagogique est orchestré par : les objectifs, les différentes méthodes (moyens techniques, de résultats et de suivi) et les outils supports.

Critère 3

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateurs concernés

Indicateur 9 Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
Indicateur 10 Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
Indicateur 11 Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
Indicateur 12 Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
Indicateur 13 Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

Comment Qualiobee vous aide

Envoyez via le déroulement automatique, votre convocation, votre règlement intérieur, vos CGV et vos informations logistiques (livret d’accueil, plan d’accès, etc..).

Mettez à disposition dans Beehelp (extranet) des documents d’informations supplémentaires à vos apprenants.

Personnalisez les modèles de documents pour ajouter des informations essentielles et disponibles dans votre programme ou session de formation.

Créez une session de formation avec des modules adaptés aux besoins de chaque apprenants.

Créez et envoyez des questionnaires d’évaluations pour collecter l’atteinte des objectifs des parties prenantes.

Exportez facilement les résultats via un fichier tableau (.csv) pour les analyser en détails.

Communiquez efficacement avec vos parties prenantes via l’envoie d’emails personnalisés dans le déroulement automatique.

Mettez à disposition via Beehelp (extranet) un espace d’échanges entre les parties prenantes, proposez un suivi avec la gestion Kanban.

Gérer électroniquement les présences et absences de vos apprenants.

Critère 4

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateurs concernés

Indicateur 17 Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).
Indicateur 18 Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
Indicateur 19 Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Comment Qualiobee vous aide

Mettez à disposition des parties prenantes, via Beehelp (extranet) des documents tels que des ressources pédagogiques, les informations des formateurs et des salles ou tout autre document.

Stockez les documents liés à vos intervenants (contrat de sous traitance, de travail, fiche de poste etc..)

Paramétrez vos espaces d’échanges Beehelp (extranet) pour que vos parties prenantes puissent s’échanger des documents.

Critère 5

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Indicateurs concernés

Indicateur 21 Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
Indicateur 22 Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Comment Qualiobee vous aide

Stockez les documents liés à vos intervenants (CV, diplôme ou attestation de formation, compte rendu pédagogique, contrat de sous traitance, de travail, fiche de poste etc..)

Insérez une description détaillé des connaissances et compétences de vos intervenants.

Critère 6

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

Indicateurs concernés

Indicateur 23 Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
Indicateur 24 Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d'intervention et en exploite les enseignements.
Indicateur 25 Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
Indicateur 26 Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
Indicateur 27 Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Comment Qualiobee vous aide

Mettez à disposition un modèle de document justifiant et respectant les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants.

Mettez à disposition à vos apprenants dans Beehelp (extranet) des informations supplémentaires sur la prise en charge du handicap.

Créez et envoyez des questionnaires personnalisés pour collecter les besoins spécifiques des apprenants en situation de handicap.

Centralisez et archivez votre veille réglementaire dans Qualiobee, tout en offrant un accès direct à vos formateurs.

Critère 7

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Indicateurs concernés

Indicateur 30 Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
Indicateur 31 Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernires, des aléas survenus en cours de prestation.
Indicateur 32 Le prestataire met en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse des appréciations et réclamations.

Comment Qualiobee vous aide

Créez et envoyez des questionnaires de satisfactions aux apprenants, clients et formateurs à chaque session de formation.

Filtrez et analysez l’évolution des données recueillies et des statistiques (taux de satisfaction et recommandation) entre vos sessions, par formateur, par programme de formation

Des relances automatiques par emails sont envoyés à vos parties prenantes concernant les questionnaires laissés sans réponse.

Tracez votre démarche d'amélioration continue en intégrant vos aléas, réclamations et difficultés dans le kanban intuitif proposé par Qualiobee.

Pour plus d’informations concernant le respect des indicateurs, consultez le guide référentiel qualité Voir le guide sur travail-emploi.gouv.fr

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