Certification Qualiopi : le guide complet pour les organismes de formation

Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour accéder aux financements publics et mutualisés. Voici ce qu'elle exige, comment l'obtenir et comment la conserver, expliqué simplement, critère par critère.

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Rédigé avec des auditeurs Qualiopi en exercice

À jour du Guide de lecture V9 du 8 janvier 2024

Accès rapide

Qualiopi, c'est quoi ?

Qui est concerné ?

Les 7 critères et 32 indicateurs

Comment l'obtenir

Combien ça coûte

Surveillance et renouvellement

Se faire accompagner

Comment Qualiobee vous aide

Questions fréquentes

Qualiopi, c'est quoi ?

Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d'actions concourant au développement des compétences. Elle atteste que votre organisme respecte le Référentiel National Qualité, défini par le décret du 6 juin 2019.

Concrètement, elle est obligatoire depuis le 1^er janvier 2022 pour tout prestataire souhaitant accéder aux fonds publics ou mutualisés : OPCO, État, régions, France Travail, Caisse des dépôts. Sans elle, vos formations ne sont plus finançables par ces canaux.

La certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité, pour une durée de 3 ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours. Elle repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs, dont le nombre applicable varie selon votre activité.

La marque Qualiopi ne peut être apposée que par les prestataires effectivement certifiés, dans le respect de la charte d'usage.

Qui est concerné ?

Quatre catégories de prestataires sont visées. Les indicateurs applicables diffèrent selon celle dont vous relevez.

Organismes de formation

Actions de formation, en présentiel, à distance ou en situation de travail.

CFA

Centres de formation d'apprentis

Cinq indicateurs supplémentaires, spécifiques à l'apprentissage.

Bilans de compétences

Obligations de confidentialité et de déontologie renforcées.

VAE

Validation des acquis de l'expérience

Accompagnement des candidats jusqu'au passage devant le jury.

Le cas du sous-traitant. Plusieurs indicateurs ne s'appliquent pas lorsque vous intervenez pour un donneur d'ordres : l'information au public, par exemple, lui incombe. Nous détaillons ce point dans notre article sur la sous-traitance.

Les 7 critères et 32 indicateurs

Le Référentiel National Qualité s'organise en 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. C'est sur eux que porte l'audit. Chaque fiche détaille les obligations, les preuves attendues et les non-conformités à éviter.

Critère 1 : Information du public

Une information claire, complète et à jour sur vos prestations et vos résultats, accessible avant tout engagement.

Indicateurs 1 à 3

Critère 2 : Objectifs et adaptation des prestations

La conception de vos prestations : analyser le besoin, fixer des objectifs évaluables, bâtir des contenus adaptés.

Indicateurs 4 à 8

Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation

La mise en œuvre, de l'accueil du bénéficiaire à l'évaluation de ses acquis, sans oublier la prévention des abandons.

Indicateurs 9 à 16

Critère 4 : Moyens pédagogiques et encadrement

Des moyens humains, techniques et pédagogiques réellement à la hauteur des prestations que vous vendez.

Indicateurs 17 à 20

Critère 5 : Compétences des personnels

La qualification de vos intervenants et l'entretien de leurs compétences dans la durée, y compris si vous exercez seul.

Indicateurs 21 et 22

Critère 6 : Environnement professionnel

Une veille active, légale, métiers et pédagogique, et un ancrage réel dans votre environnement professionnel.

Indicateurs 23 à 29

Critère 7 : Appréciations et réclamations

La boucle d'amélioration continue : recueillir les retours, traiter les réclamations, en tirer des actions.

Indicateurs 30 à 32

Voir le référentiel complet

Les 7 critères et les 32 indicateurs dans un tableau récapitulatif, avec leur applicabilité par catégorie

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Comment obtenir la certification

Comptez généralement de 2 à 6 mois entre la décision et l'obtention, selon votre niveau de préparation.

Choisir son certificateur

Seuls les certificateurs accrédités peuvent délivrer Qualiopi. Notre guide pour bien choisir.

Constituer le dossier de preuves

Pour chaque indicateur applicable. C'est l'étape la plus longue : comment remplir le dossier.

Passer l'audit initial

L'auditeur échantillonne vos prestations et vérifie vos preuves : à quoi s'attendre.

Lever les non-conformités

Une majeure doit être corrigée sous délai contraint. Les écarts les plus fréquents.

Combien coûte la certification Qualiopi ?

Le budget se compose de quatre postes. Les montants varient surtout selon la taille de votre organisme et le nombre de catégories d'actions certifiées.

Audit initial

Facturé à la journée par le certificateur, sur 1 à 2 jours selon votre taille.

1 000 à 2 000 € HT

Audit de surveillance

À mi-parcours du cycle de 3 ans, généralement plus court que l'audit initial.

800 à 1 500 € HT

Accompagnement

Optionnel. Fourchette observée dans notre annuaire selon le profil de l'organisme.

1 500 à 8 000 € HT

Temps interne

Le coût caché : constitution puis maintien continu du dossier de preuves.

5 à 15 jours

Ces fourchettes sont des ordres de grandeur. Ces fourchettes sont des ordres de grandeur. Les frais de certification sont facturés directement par l'organisme certificateur et varient d'un acteur à l'autre ; les tarifs d'accompagnement proviennent des prestataires référencés dans notre annuaire. Pour un chiffrage détaillé, poste par poste, consultez notre article quel est le coût de la certification Qualiopi ?

Surveillance et renouvellement

Audit de surveillance

Entre le 14^e et le 22^e mois. Il revérifie systématiquement certains indicateurs, dont l'information du public, les moyens et les ressources pédagogiques. Le guide complet.

Audit de renouvellement

Avant l'échéance des 3 ans, pour repartir sur un nouveau cycle. L'ensemble des indicateurs applicables est réexaminé. Le guide complet.

La conséquence pratique : votre dossier de preuves doit rester vivant en permanence, et pas seulement au moment de l'audit. C'est là que se joue la plupart des écarts constatés.

Annuaire gratuit

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Se faire accompagner n'est pas obligatoire, mais c'est souvent le moyen le plus sûr de cadrer sa démarche, surtout pour un premier passage ou sur les indicateurs à pondération majeure. Notre annuaire recense des consultants spécialisés partout en France, filtrables par région, département et spécialité.

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Questions fréquentes

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Comment Qualiobee facilite-t-il l’obtention de la certification Qualiopi ?

Qualiobee centralise et automatise la gestion des documents, des signatures électroniques, des questionnaires et des preuves nécessaires pour répondre aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi.

Quels types de documents puis-je gérer avec Qualiobee ?

Vous pouvez créer, personnaliser et stocker des conventions, des feuilles d’émargement, des attestations, des questionnaires et bien d’autres documents conformes aux exigences de Qualiopi.

Puis-je suivre mes indicateurs Qualiopi avec Qualiobee ?

Absolument. Qualiobee propose un tableau de bord dédié pour suivre vos indicateurs Qualiopi, facilitant ainsi la préparation de vos audits et le pilotage de votre démarche qualité.

Comment Qualiobee m’aide-t-il à préparer mes audits Qualiopi ?

En centralisant toutes vos preuves et en vous permettant de les annoter, Qualiobee vous aide à structurer votre dossier d’audit. Vous pouvez également suivre l’historique de vos audits et les actions correctives mises en place.

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