Réussir son audit de surveillance Qualiopi : Le guide ultime

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Dusty Koko

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Publié le 26 juin 2023

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À la rencontre de nos experts

Ce jeudi 15 juin, nous avons organisé un webinaire collaboratif, “Réussir son audit de surveillance Qualiopi”. Il a mis sur le devant de la scène deux véritables passionnés du monde de la formation : Anne-Lise Martinent et Julien Chateau. Leur objectif durant celui-ci : transformer chaque organisme de formation en véritable champion de l’audit de surveillance Qualiopi !

D’un côté, nous avons eu Anne-Lise Martinent. Fondatrice de QualiBOOST et auditrice Qualiopi hors pair, elle a déployé toute sa riche expérience et son expertise pointue pour guider les participants. Elle a débordé de conseils avisés, fournissant aux organismes de formation une véritable feuille de route pour briller lors de leur audit.

De l’autre côté, Julien Chateau, le maestro de notre outil Qualiobee, a révélé comment transformer cet outil en arme secrète pour réussir son audit de surveillance. Son savoir-faire technique a éclairé les participants sur comment cet outil peut devenir un allié incontournable pour optimiser leur gestion de formation.

Le dynamisme d’Anne-Lise et l’expertise de Julien ont créé une synergie électrisante, illuminant le chemin vers les meilleures pratiques et stratégies pour garantir la qualité des prestations. Par le biais de ce webinaire, d’autres formations et de conseils sur mesure, ils ont équipé chaque organisme de formation avec des solutions personnalisées pour atteindre leurs objectifs. Leur passion et leur engagement sans faille ont ouvert la voie à un accompagnement solide pour tous les organismes de formation, leur offrant les clés pour triompher de leur audit de surveillance Qualiopi.

Alors, prêt(e)s pour l’aventure ? Attachez vos ceintures et plongez la tête la première dans ce résumé de notre webinaire, débordant d’astuces et de conseils indispensables !

Les défis de l’audit de surveillance 

S’il y a bien une étape incontournable pour maintenir la précieuse certification Qualiopi, c’est l’audit de surveillance. Ce dernier est conçu comme un véritable challenge pour tester le respect et l’application scrupuleuse du Référentiel National Qualité. Alors, quels sont ces défis à relever ? On vous dit tout !

  • Premier défi : Assurer l’application parfaite du Référentiel National Qualité sur vos sessions de formation, qu’elles soient financées par un financeur public ou non. C’est ici que l’auditeur sort son microscope pour examiner différents échantillons de vos prestations. Le but ? Vérifier que vous respectez bien les indicateurs Qualiopi, comme un véritable maître de la qualité.

  • Deuxième défi : Être un pro de l’utilisation du logo Qualiopi. L’audit de surveillance est l’occasion de montrer que vous maîtrisez parfaitement les règles d’usage du logo. Ici, l’auditeur vérifie que vous utilisez ce précieux logo en conformité avec la Charte Graphique, la Charte d’utilisation et le règlement d’usage de la marque.

  • Troisième défi : Présenter vos actions d’amélioration. Depuis le dernier audit, vous avez sans doute amélioré vos processus. L’auditeur est prêt à écouter et valider que ces actions sont bien en conformité avec le Référentiel National Qualité et qu’elles apportent une véritable plus-value à la qualité de vos prestations.

  • Dernier défi, mais non des moindres : Prouver que vous avez mis en œuvre les actions correctives appropriées pour les non-conformités mineures identifiées lors du précédent audit. Ici, l’auditeur veut s’assurer que vous avez bien corrigé ces points et que vos corrections sont en ligne avec les attentes de la certification Qualiopi.

Les étapes de l’audit de surveillance

Le parcours de l’audit de surveillance Qualiopi est une véritable aventure en plusieurs étapes, toutes aussi cruciales les unes que les autres pour garantir le respect du référentiel et la haute qualité des formations. Dans cette section, nous allons embarquer ensemble à la découverte de ces différentes étapes, en vous distillant des conseils précieux pour que vous les abordiez avec confiance et succès.

Cap sur la planification de l’audit de surveillance 

La planification de l’audit de surveillance Qualiopi est le premier arrêt de notre voyage. Et pour cause, elle constitue une étape essentielle pour assurer la réussite de cette démarche cruciale pour les organismes de formation. Voici les points clés à avoir en tête pour organiser parfaitement cet audit :

La durée 

L’escale de l’audit de surveillance peut varier entre une demi-journée et un jour et demi, en fonction des spécificités de votre organisme de formation et du nombre de catégories auditées (formation, bilans de compétences, VAE, etc.). Votre certificateur sera votre boussole, il vous indiquera la durée exacte pour que vous puissiez préparer votre expédition en conséquence.

Le lieu 

Généralement, l’audit de surveillance se déroule en ligne, un choix facilité par la situation actuelle due à la pandémie de Covid-19. Cependant, si votre audit initial a également eu lieu à distance, un audit en présentiel sera nécessaire au moins une fois durant le cycle de certification. Vous pouvez demander cet audit en présentiel, mais attention, des frais de déplacement peuvent être à prévoir.

Le périmètre

Lors de la planification de l’audit, pensez à bien délimiter le terrain de votre certification avec l’auditeur. Si vous envisagez d’ajouter de nouvelles catégories à votre certification, comme le bilan de compétences, un audit d’extension sera à prévoir, ce qui nécessitera d’adapter le périmètre de l’audit de surveillance.

Les nouveautés

L’auditeur prendra en compte les nouveaux chemins que vous avez tracés depuis l’audit initial, qu’il s’agisse de nouvelles formations, de nouvelles méthodes pédagogiques ou de nouveaux membres dans votre équipe. Ces nouveautés pourront être sélectionnées lors de l’échantillonnage des dossiers examinés lors de l’audit de surveillance.

Auditeur

Enfin, votre auditeur sera votre guide. Il vous contactera pour organiser et planifier l’audit de surveillance. Il pourra vous demander de préparer certains documents en amont, même si cela n’est pas systématique. Le jour J, il communiquera avec vous pour choisir les dossiers à examiner, en fonction des différentes catégories et prestations que votre organisme de formation propose.

L’étape de préparation dans l’audit de surveillance

La phase de préparation est une phase déterminante pour réussir l’aventure de l’audit de surveillance Qualiopi. C’est comme préparer son sac à dos avant une grande randonnée : organiser son organisme de formation et rassembler toutes les informations utiles sont essentiels pour faciliter le travail de l’auditeur et garantir une conformité sans faille avec les exigences du référentiel.

Planifiez !

La préparation de l’itinéraire est le premier grand pas dans cette aventure. Vous devez vous assurer que l’audit est bien programmé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de votre certificat. Si vous n’avez pas de nouvelles de votre organisme certificateur concernant la planification, n’hésitez pas à prendre les devants et à le contacter. 

Préparez vos documents

La gestion des documents est primordiale. Vous devez vous assurer que tous les documents pertinents sont bien rangés et conformes aux exigences du référentiel Qualiopi. Cela inclut, entre autres, les dossiers de formation, les bilans de compétences et les dossiers de VAE. Assurez-vous que toutes vos sessions sont prêtes pour l’aventure, avec tous les éléments requis bien présents dans chaque dossier.

Si jamais vous repérez des erreurs ou des omissions dans votre gestion documentaire, il est important de les rectifier et de les noter dans un tableau de suivi des actions d’amélioration continue. Ainsi, vous pourrez montrer à l’auditeur que vous avez identifié et surmonté l’obstacle, ce qui pourrait vous éviter une chute, ou plutôt… une non-conformité !

L’étape de réalisation dans l’audit de surveillance

L’étape de réalisation de l’audit de surveillance, c’est l’instant déterminant pour confirmer que votre organisme de formation est en phase avec les exigences du référentiel. Pendant ce temps, l’auditeur, tel un détective, scrute attentivement les prestations échantillonnées et évalue votre conformité aux indicateurs Qualiopi. Voici quelques repères à garder à l’esprit lors de l’épisode de réalisation :

L’échantillon – Votre ‘panel’ représentatif 

L’échantillon est une sélection de prestations que l’auditeur détermine généralement avec vous pour jauger votre conformité aux indicateurs Qualiopi. Selon vos certifications, l’échantillon peut inclure diverses formations, avec ou sans sous-traitants, des bilans de compétences et des VAE. 

Important à savoir : un arrêté du 31 mai stipule que cet échantillon doit être communiqué le jour J pour assurer un jeu équitable pour tous.

Les indicateurs – Votre ‘boussole’ Qualiopi 

Les indicateurs sont comme les points de repère sur votre boussole Qualiopi. Ce sont les critères que votre organisme de formation doit suivre pour obtenir et maintenir sa certification. L’audit de surveillance est là pour confirmer que vous êtes bien aligné avec ces points de repère durant toute la période de certification.

La marque – Votre ‘badge’ Qualiopi 

Tel un badge d’honneur, l’utilisation de la marque Qualiopi doit respecter une charte graphique stricte. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifie que vous avez bien porté ce badge conformément aux règles. N’oubliez pas, respecter cette charte est essentiel pour éviter des accrocs.

La conclusion de l’auditeur – Votre ‘bulletin’ de conformité 

Après l’inspection de l’échantillon, l’évaluation des indicateurs et la vérification de l’utilisation de la marque, l’auditeur livre sa conclusion sur votre conformité globale à Qualiopi. Si des non-conformités mineures ont été relevées lors de l’audit initial, l’auditeur s’assure que vous avez bien suivi le plan d’action et que les corrections sont en phase avec le référentiel. L’objectif ultime ? Garantir que votre organisme continue à respecter les critères du référentiel tout au long de la période de certification, assurant ainsi une qualité top-notch des formations dispensées !

L’étape d’amélioration dans l’audit de surveillance

Cette étape parle d’elle-même. À cette étape, les améliorations mises en place, la gestion des non-conformités et les actions correctives sont scrutées à la loupe. Voyons cela de plus près !

Les améliorations – L’évolution en action 

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur va déceler les améliorations apportées à vos processus et outils. Peut-être avez-vous adopté de nouvelles méthodes de gestion documentaire ou introduit des outils innovants pour suivre les progrès et les évaluations ? L’auditeur vérifie si ces changements respectent les exigences de la certification Qualiopi et si ces transformations permettent de maintenir un haut niveau de qualité et d’efficacité dans vos prestations.

Le traitement des non-conformités – La gestion en toute sérénité 

L’audit de surveillance est l’occasion de vérifier si les petites bosses rencontrées lors de l’audit initial – les non-conformités mineures – ont été lissées de manière adéquate. Il s’agit de prouver avec un plan d’action détaillé que vous avez pris les mesures nécessaires pour corriger ces non-conformités sans impact négatif sur la qualité de vos prestations. L’auditeur vérifiera que vous avez respecté votre feuille de route corrective.

Les actions correctives – L’anticipation proactive 

Et si, lors de l’audit de surveillance, d’autres non-conformités apparaissaient ? Pas de panique  ! Vous élaborez un nouveau plan d’action pour résoudre ces problèmes et veillez à ce qu’ils n’entravent pas la qualité et la conformité de vos formations. L’auditeur vérifiera que les mesures correctives proposées sont pertinentes et alignées avec les exigences du référentiel Qualiopi.

En résumé, l’audit de surveillance n’est pas seulement une obligation, c’est une chance d’exceller dans la conformité aux exigences de la certification Qualiopi. En mettant en œuvre des améliorations, en corrigeant les non-conformités et en prenant des mesures correctives, vous vous assurez de continuer à offrir des formations de premier ordre à vos apprenants tout en respectant les critères de la certification.

Conseils pratiques pour assurer une conformité parfaite

Pour triompher lors de votre audit de surveillance Qualiopi, la préparation est votre meilleure alliée  ! Prêtez attention à chaque étape et aux exigences associées, et vous vous positionnerez pour le succès. Durant ce webinaire, Anne-Lise et Julien étaient là pour vous guider dans cette aventure avec quelques conseils pour optimiser votre parcours lors de l’audit :

Menez un audit blanc 

Avant l’audit de surveillance, envisagez un audit blanc sur vos dossiers de formation. Sélectionnez un échantillon représentatif des différentes formations que vous proposez. Cette initiative vous permettra de confirmer que vous respectez bien tous les indicateurs Qualiopi et que le référentiel est bien appliqué à l’ensemble de vos prestations.

Soyez à jour avec vos indicateurs

Affichez votre suivi rigoureux des exigences de la certification en mettant à jour régulièrement vos indicateurs de résultats et en les partageant avec votre équipe et vos clients. Ce partage d’informations démontre votre engagement envers la qualité et l’amélioration continue.

Gardez le cap – Veille réglementaire et pédagogique 

Gardez un œil sur les réglementations actuelles et les tendances de votre secteur et gardez une preuve de l’exploitation des informations pertinentes. Conservez des traces des actions que vous avez menées à la suite de votre veille réglementaire, professionnelle et pédagogique. Cela montrera à l’auditeur que vous êtes en phase avec les évolutions de votre secteur et que vous vous adaptez dynamiquement.

Maintenez à jour votre plan de développement des compétences 

Veillez à ce que votre plan de développement des compétences soit à jour et réponde aux besoins de votre organisme de formation. Cela témoigne de votre conscience des compétences nécessaires pour maintenir et améliorer la qualité de vos prestations et de votre volonté d’investir dans la formation et le développement de votre personnel.

Les règles d’utilisation de la marque Qualiopi

L’inscription Qualiopi est une garantie de qualité pour les organismes de formation, les centres de bilans de compétences et les organismes de validation des acquis de l’expérience (VAE). Être certifié Qualiopi signifie que vous respectez un ensemble d’indicateurs précis pour assurer une prestation de haute qualité. Mettez votre certification sous les feux des projecteurs en utilisant le logo Qualiopi. Cependant, soyez vigilant à respecter certaines règles d’utilisation pour éviter toute confusion et non-conformité. Voici un aperçu de ces règles :

  • Le logo officiel, et seulement celui-là : Assurez-vous d’utiliser la version du logo qui vous a été fournie par votre organisme certificateur. Il existe plusieurs versions du logo, alors soyez vigilant à utiliser la bonne !

  • Le respect de la charte graphique : Comme déjà dit plus haut, le logo Qualiopi est soumis à une charte graphique précise et établie par l’État. Respectez scrupuleusement les couleurs, la taille et la forme du logo conformément à cette charte.

  • L’affichage de votre certification : Montrez votre certificat Qualiopi avec fierté ! Affichez-le dans vos locaux et/ou sur votre site internet pour que vos clients et partenaires puissent facilement vérifier votre certification.

  • Logo pour l’organisme, pas pour chaque formation : Le logo Qualiopi est recommandé sur la page d’accueil de votre site, où vous présentez votre organisme de formation, mais pas à côté du titre de chaque formation. Évitez toute confusion entre votre certification et une labellisation ou accréditation spécifique à une formation.

Un manquement aux règles d’utilisation peut mettre en péril votre certification lors des audits de surveillance Qualiopi. Il est donc essentiel de respecter les règles de la marque pour conserver votre certification et maintenir la confiance de vos clients et partenaires. Suivez ces directives, et la route de la réussite avec Qualiopi est à votre portée !

Optimiser sa gestion documentaire

Pour naviguer sereinement lors de votre audit de surveillance Qualiopi, une gestion documentaire efficace et optimisée est une nécessité. Chaque session de formation doit être documentée de manière rigoureuse, avec tous les éléments clés à portée de main pour répondre aux attentes de l’auditeur. Voici les documents indispensables pour l’audit : 

  • La preuve ou synthèse de l’analyse du besoin du commanditaire et/ou des bénéficiaires : Démontrez que vous avez parfaitement cerné les besoins spécifiques de vos clients et apprenants en analysant leurs attentes et en proposant des formations taillées sur mesure.

  • La preuve de la contractualisation et de la bonne transmission des informations organisationnelles : Présentez des contrats de formation signés et des documents attestant de la transmission efficace des informations essentielles telles que les modalités d’accès, les horaires, les tarifs, etc.

  • L’évaluation individuelle de chaque bénéficiaire conforme aux objectifs fixés au démarrage et à l’issue de la formation : Les évaluations, effectuées avant, pendant et après la formation, permettent de mesurer l’atteinte des objectifs et les progrès des apprenants.

  • La preuve des émargements et le traitement des situations d’absence ou d’abandon : Présentez les feuilles de présence signées par les participants et les démarches effectuées en cas d’absence ou d’abandon pour comprendre les raisons et trouver des solutions.

  • Le retour des enquêtes de satisfaction ou preuve de la relance pour chaque partie prenante selon la fréquence définie par l’organisme : Les enquêtes de satisfaction sont des outils précieux pour recueillir les feedbacks et identifier les zones d’amélioration de vos formations. Conservez les résultats de ces enquêtes et le suivi des relances effectuées.

  • L’analyse des événements, insatisfactions, réclamations ou dysfonctionnements éventuels : Documentez tout incident ou problème survenu lors de vos formations, ainsi que les actions entreprises pour résoudre ces situations et prévenir leur récurrence.

Vous l’aurez compris, une gestion documentaire optimisée est votre meilleure alliée pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi. Rassemblez et organisez minutieusement tous les éléments requis pour faciliter la mission de l’auditeur et démontrer votre conformité aux exigences du référentiel.

Qualiobee : Votre allié pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi !

Enfin, notre webinaire s’est achevé sur une démonstration de notre outil Qualiobee, par notre expert Julien Chateau. L’idée était de montrer que notre outil n’est pas une simple solution logicielle – c’est une véritable innovation pour les centres de formation qui veulent optimiser leur gestion et garantir leur conformité aux normes de la certification Qualiopi. Conçue pour transformer et faciliter votre processus de formation, elle améliore l’expérience de vos clients et apprenants. Voici comment Qualiobee vous propulse vers l’avant en adressant 5 défis majeurs de votre organisme de formation.

1. Éliminez les tâches administratives pesantes

Qualiobee est votre chef d’orchestre digital, centralisant toutes vos données et documents liés aux formations, bilans de compétences et VAE. Avec son interface intuitive, il simplifie votre gestion administrative et vous libère du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre formation et vos apprenants.

2. Soyez toujours en conformité avec Qualiopi

Qualiobee veille à ce que vos processus et vos documents soient toujours conformes aux critères et aux indicateurs de Qualiopi. Avec Qualiobee à vos côtés, vous aborderez les audits de surveillance avec sérénité et vous conserverez votre précieuse certification.

3. Optimisez la gestion de vos documents

Qualiobee est votre bibliothécaire digital, offrant des fonctionnalités spécifiques pour organiser et centraliser vos documents. Il rend le suivi des dossiers de formation, des attestations de présence et des enquêtes de satisfaction aussi simple que le claquement des doigts. Avec Qualiobee, votre gestion documentaire atteint de nouveaux sommets de performance et de conformité.

4. Boostez l’évaluation de vos formations

L’évaluation des formations est cruciale pour affiner vos prestations et répondre parfaitement aux critères de la certification Qualiopi. Qualiobee est votre assistant automatique, gérant l’envoi des évaluations aux apprenants et le suivi des résultats. Grâce à Qualiobee, la qualité de vos formations sera en constante amélioration.

5. Améliorez la communication avec vos clients et apprenants

Profitez de Beehelp, notre plateforme d’échange inclue dans votre abonnement Qualiobee ! Celle-ci deviendra votre coéquipier incontournable pour intensifier la collaboration entre vous et vos pairs. Imaginez un lieu interactif où les meilleures pratiques sont échangées et où les idées se multiplient. Celle-ci deviendra votre carrefour d’échange pour favoriser le partage et l’enrichissement mutuel des connaissances tout en rendant les communications plus fluides et efficaces !

QualiBOOST : L’accompagnement de votre organisation vers l’excellence en qualité !

Entamez votre voyage vers la qualité ultime avec QualiBOOST, votre guide vers l’excellence ! Cette plateforme, fruit du travail d’Anne-Lise Martinent, est le meilleur allié pour vous aider à naviguer dans l’océan des défis de l’amélioration continue.  Chacun de ses outils sont à la fois pratiques, accessibles et spécialement conçus pour se fondre naturellement dans le paysage de votre organisation. Elle vous tend la main pour vous aider à donner le meilleur de vous-même et à réaliser les objectifs audacieux que vous vous êtes fixés.

Peut-être que vous vous sentez prêt pour cette aventure, ou peut-être que vous hésitez encore sur le pas de la porte. Dans tous les cas, Anne-Lise est là pour vous accompagner, pour vous aider à prendre votre envol.

Alors n’hésitez pas ! Contactez Anne-Lise et commencez dès maintenant à concrétiser vos ambitions. Ensemble, créez une organisation plus efficace et propulsez votre organisation vers l’avenir avec élan et confiance.

Replay du webinaire

Vous n’avez pas pu être parmi nous lors du webinaire en direct ? Pas de souci ! Nous avons pensé à tout pour que vous ne ratiez rien de cet événement.

Ce replay n’est pas qu’une simple répétition des informations que vous avez déjà parcourues dans notre blog. Non, c’est une exploration plus approfondie, une exploration animée, qui donne vie à tous ces concepts ! Grâce à leur enthousiasme contagieux et leur expertise, Anne-Lise et Julien sauront vous guider à travers les arcanes de la formation, toujours avec le sourire.

Et ce n’est pas tout ! Le véritable atout de ce replay, c’est la chance de voir en action comment Qualiobee répond aux problématiques du monde de la formation (et la possibilité d’accéder à une offre unique à la fin). Vous verrez Julien utiliser la solution logicielle de manière réelle et pratique, mettant en lumière comment elle peut transformer et optimiser la gestion de votre organisme de formation. C’est un véritable voyage au cœur de Qualiobee qui vous attend, une aventure concrète et vivante.

Alors, êtes-vous prêt(e) à comprendre comment cette solution peut vous aider à relever les défis de la formation et à garantir votre conformité aux normes Qualiopi ? Le replay du webinaire est à votre disposition. Il ne vous reste plus qu’à vous installer confortablement, à cliquer sur « play » et à vous laisser guider dans le monde fascinant de la gestion optimisée de la formation !

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