L’obtention de la certification Qualiopi est une étape cruciale pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. L’audit Qualiopi permet de vérifier la conformité des processus de l’organisme avec les critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Mais comment se déroule exactement une journée d’audit Qualiopi ? Cet article vous guide à travers chaque étape de cette journée décisive.
Qu’est-ce que l’audit Qualiopi ?
L’audit initial
L’audit Qualiopi commence par un audit initial qui évalue la conformité de l’organisme aux exigences du RNQ. Cet audit est une première étape essentielle pour obtenir la certification.
La préparation à l’audit
Les documents requis
Pour préparer l’audit, il est nécessaire de rassembler une série de documents qui attestent de la qualité des processus de formation. Ces documents incluent les preuves de la mise en œuvre des actions de formation, les supports pédagogiques, les évaluations, et les retours des participants.
La planification de l’audit
Une planification rigoureuse est essentielle. L’organisme de formation doit coordonner avec l’auditeur pour définir une date d’audit et préparer le planning de la journée. Cela inclut la mise à disposition des documents et l’organisation des entretiens avec le personnel et les bénéficiaires.
Le déroulement de l’audit Qualiopi
Accueil et introduction
La journée d’audit commence généralement par une réunion d’ouverture où l’auditeur présente les objectifs de l’audit, le déroulement de la journée et les critères d’évaluation.
L’analyse documentaire
Examen des processus internes
L’auditeur examine ensuite les documents fournis par l’organisme de formation. Cette analyse permet de vérifier la conformité des processus avec les critères du RNQ. Les principaux éléments vérifiés incluent la gestion de la qualité, la conception des prestations, la qualification des formateurs, et le suivi des bénéficiaires.
Les entretiens
Entretien avec le personnel
L’auditeur mène des entretiens avec le personnel de l’organisme de formation. Ces entretiens visent à comprendre comment les processus sont mis en œuvre au quotidien. Ils permettent également de vérifier que le personnel est bien formé et conscient des exigences du RNQ.
Entretien avec les bénéficiaires
L’auditeur peut également rencontrer certains bénéficiaires des formations. Ces entretiens permettent de recueillir des témoignages directs sur la qualité des prestations de l’organisme de formation.
La vérification sur site
Visite des locaux
Une visite des locaux est souvent incluse dans l’audit. L’auditeur vérifie que les installations sont adaptées aux formations proposées et conformes aux exigences de sécurité et d’accessibilité.
La mise en situation
Observation des sessions de formation
L’auditeur peut observer des sessions de formation en cours pour évaluer la qualité de l’enseignement, l’interaction entre le formateur et les participants, et la pertinence des méthodes pédagogiques utilisées.
La synthèse de l’audit
Réunion de clôture
La journée d’audit se termine par une réunion de clôture. Lors de cette réunion, l’auditeur présente ses premières conclusions et les éventuels écarts constatés. Il explique les points forts et les points à améliorer de l’organisme de formation.
Le rapport d’audit
Rédaction du rapport
Après la journée d’audit, l’auditeur rédige un rapport détaillé qui synthétise les observations faites au cours de la journée. Ce rapport inclut les points de conformité ainsi que les écarts à corriger pour obtenir la certification Qualiopi.
Réponse aux écarts
Si des écarts sont identifiés, l’organisme de formation doit proposer des actions correctives. Un délai est généralement accordé pour mettre en place ces actions et fournir les preuves de leur mise en œuvre.
Conclusion
Obtenir la certification Qualiopi est un processus rigoureux mais essentiel pour les organismes de formation. La journée d’audit est une étape clé qui permet de vérifier la conformité aux critères du RNQ et d’identifier les points d’amélioration. En se préparant soigneusement et en suivant les recommandations de l’auditeur, les organismes de formation peuvent augmenter leurs chances de réussir l’audit et d’obtenir la certification.
FAQs
Comment se préparer à un audit Qualiopi ?
Il est essentiel de rassembler tous les documents requis, de former le personnel aux exigences du RNQ, et de planifier la journée d’audit en coordination avec l’auditeur.
Que se passe-t-il lors d’un audit Qualiopi ?
L’auditeur examine les documents, mène des entretiens avec le personnel et les bénéficiaires, visite les locaux, et observe éventuellement des sessions de formation en cours.
Combien de temps dure un audit Qualiopi ?
La durée de l’audit dépend de la taille de l’organisme et du nombre de sites à auditer, mais une journée complète est généralement prévue.
Que se passe-t-il si des écarts sont identifiés lors de l’audit ?
L’organisme de formation doit proposer et mettre en œuvre des actions correctives pour remédier aux écarts identifiés. Un rapport d’audit détaillé est fourni avec les recommandations.
Pourquoi la certification Qualiopi est-elle importante ?
La certification Qualiopi est essentielle pour accéder aux financements publics et mutualisés. Elle garantit également la qualité des prestations de formation.
Quels sont les critères d’évaluation lors d’un audit Qualiopi ?
Les critères incluent la gestion de la qualité, la qualification des formateurs, la conception des prestations, et le suivi des bénéficiaires.
