Quels sont les documents à fournir pour la certification Qualiopi ?

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Dusty Koko

Business Developer
Publié le 17 mai 2024

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Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi et faire rayonner votre organisme de formation ? Bravo pour votre démarche ! Mais face à la multitude de documents à fournir, vous vous sentez un peu perdu ? Pas de panique, Ce guide complet vous accompagne pas à pas dans cette démarche, en vous offrant un panorama détaillé des documents requis, en fonction de votre statut (organisme de formation ou formateur indépendant).

Avant la formation
Préparez le terrain avec des bases solides

🕹️ 1.Documents Administratifs: les indispensables

    • La constitution d’un dossier administratif solide est la base de votre candidature à la certification Qualiopi. Voici un descriptif plus détaillé des documents indispensables :

      Extrait Kbis de moins de 3 mois

      L’extrait Kbis, ou extrait de Kbis, est un document officiel délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) qui atteste de l’existence juridique de votre organisme de formation. Il doit être daté de moins de trois mois à la date de votre demande de certification Qualiopi.

      Ce document doit comporter les informations suivantes :

      • Le nom commercial de votre organisme de formation
      • La forme juridique de votre entreprise (SARL, SAS, association, etc.)
      • Le numéro SIRET et le code APE de votre activité
      • L’adresse du siège social de votre organisme
      • Le nom et la fonction du dirigeant de l’entreprise
      • La mention « inscrit au RCS de [ville du tribunal de commerce] »

      Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle

      L’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle est indispensable pour couvrir votre organisme de formation et ses responsables en cas de dommages causés à des tiers dans le cadre de l’exercice de votre activité.

      Cette attestation doit mentionner les garanties suivantes :

      • La nature des risques couverts (formation, conseil, etc.)
      • Le montant des plafonds de garantie (par sinistre et par année)
      • La franchise éventuelle
      • Les coordonnées de l’assureur

      Récépissé de déclaration d’activité de formation

      Le récépissé de déclaration d’activité de formation est un document délivré par la préfecture de région dont dépend votre organisme de formation. Il atteste que vous avez déclaré votre activité auprès des autorités compétentes et que vous êtes en conformité avec la réglementation en vigueur.

      Pour obtenir ce récépissé, vous devez remplir un formulaire de déclaration et l’envoyer à la préfecture de région, accompagné des pièces justificatives requises.

      Bilan pédagogique et financier des 3 dernières années

      Le bilan pédagogique et financier est un document qui retrace l’activité de formation de votre organisme sur les trois dernières années. Il permet à l’organisme de certification Qualiopi d’évaluer votre expérience et votre savoir-faire en matière de formation.

      Ce bilan doit comporter les informations suivantes :

      • Le nombre de formations dispensées
      • Le nombre de stagiaires formés
      • Les types de formations dispensées
      • Les résultats des évaluations des stagiaires
      • Le chiffre d’affaires généré par la formation
      • Les investissements réalisés dans la formation

      Conseils supplémentaires pour les documents administratifs

      • Veillez à ce que tous les documents soient complets, lisibles et exempts d’erreurs.
      • Rassemblez tous les documents nécessaires en amont de votre demande de certification Qualiopi afin de faciliter le processus.
      • N’hésitez pas à contacter l’organisme de certification Qualiopi de votre choix si vous avez des questions sur les documents à fournir.

🧰 2.Système de qualité: Votre boussole pour une navigation fluide 

  1. Manuel Qualité : La bible de votre système

Le Manuel Qualité est le document central de votre système de management de la qualité. Il constitue une référence essentielle pour l’ensemble de vos collaborateurs et joue un rôle crucial dans la démonstration de votre engagement envers la qualité.

Contenu du Manuel Qualité :

  • Politique Qualité : Déclaration de vos principes fondamentaux et de vos engagements en matière de qualité.
  • Organisation et responsabilités : Présentation de l’organigramme de votre entreprise, des rôles et responsabilités de chaque collaborateur en matière de qualité.
  • Processus qualité : Description détaillée de l’ensemble de vos processus, depuis la prospection de clients jusqu’à la gestion des réclamations, en passant par la conception des formations, la délivrance des prestations et le suivi des stagiaires. Il faut connaitre le besoin de son client afin d’établir des formations adaptées (cela passe par un appel téléphonique, l’envoie d’un questionnaire à son client etc.)
  • Procédures documentées : Liste des procédures documentées mises en place pour encadrer chaque étape clé de vos processus.
  • Ressources et moyens : Identification des ressources matérielles, humaines et financières nécessaires à la mise en œuvre de votre système qualité.
  • Communication et sensibilisation : Plan de communication pour informer et sensibiliser vos collaborateurs aux enjeux de la qualité.
  • Maîtrise des documents : Procédure pour assurer la maîtrise de la création, de la diffusion, de la modification et de l’archivage des documents qualité.
  • Enregistrements qualité : Définition des types d’enregistrements qualité à conserver et des modalités de leur gestion.
  • Traitement des non-conformités : Procédure pour identifier, analyser, traiter et corriger les non-conformités liées à votre système qualité.
  • Amélioration continue : Définition de votre démarche d’amélioration continue, incluant les objectifs, les indicateurs de suivi et les actions d’amélioration prévues.
  1. Procédures documentées : Des guides précis pour chaque étape de votre activité

Les procédures documentées sont des guides détaillés qui décrivent pas à pas la manière dont chaque étape clé de votre processus de formation doit être réalisée. Elles garantissent l’homogénéité des pratiques et la maîtrise des risques.

Caractéristiques des procédures documentées :

  • Claires et concises : Rédigées dans un langage simple et accessible à tous les collaborateurs concernés.
  • Structurées et organisées : Décomposées en étapes claires et logiques, avec une identification des acteurs responsables et des documents associés.
  • Illustrées et mises à jour : Intégrer des schémas, des organigrammes ou des exemples concrets pour faciliter la compréhension. Maintenues à jour en fonction des évolutions de votre activité et de la réglementation.

Exemples de procédures documentées :

  • Procédure de prospection et de qualification des clients
  • Procédure de conception et de développement de formations
  • Procédure de sélection et de recrutement des formateurs
  • Procédure de délivrance des prestations de formation
  • Procédure d’évaluation des stagiaires
  • Procédure de gestion des réclamations et des litiges
  • Procédure de veille réglementaire et normative
  1. Fiche d’action de formation : Un descriptif complet de chaque formation

La fiche d’action de formation est un document essentiel qui permet de décrire en détail chaque formation proposée par votre organisme. Elle sert de référence pour les formateurs, les stagiaires et les organismes financeurs.

Contenu de la fiche d’action de formation :

  • Identification de la formation : Titre de la formation, code de référence, durée, niveau de qualification visé.
  • Public cible : Description du public auquel la formation s’adresse, en précisant les prérequis et les compétences attendues.
  • Objectifs pédagogiques : Formulation claire et précise des objectifs de connaissance, de savoir-faire et de savoir-être que la formation vise à atteindre.
  • Contenu de la formation : Détail des modules et des sous-modules composant la formation, avec une description des activités pédagogiques prévues.
  • Déroulement de la formation : Organisation de la formation dans le temps, précisant la durée de chaque module, les méthodes pédagogiques utilisées et les supports pédagogiques mis à disposition.
  • Modalités d’évaluation : Description des outils et des méthodes utilisés pour évaluer l’acquisition des compétences par les stagiaires.
  • Ressources mobilisées : Identification des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la mise en œuvre de la formation.
  • Suivis et évaluation : Définition des modalités de suivi des stagiaires après la formation

Pendant la formation
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 1.Documents contractuels : Des accords clairs pour une collaboration réussie

Les documents contractuels formalisent la relation entre votre organisme de formation et les stagiaires ou les financeurs de la formation. Ils permettent de garantir une collaboration transparente, sereine et conforme aux exigences réglementaires. Voici un détail de chaque type de document :

  1. Contrat de formation

    Le contrat de formation est un document essentiel qui établit les obligations réciproques de l’organisme de formation et du stagiaire. Il doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

    • L’identité des parties : Nom et adresse de l’organisme de formation et du stagiaire.
    • L’objet de la formation : Intitulé de la formation, ses objectifs et les compétences visées.
    • Les modalités d’organisation de la formation : Dates, horaires, lieu, durée, modalités de déroulement et supports pédagogiques.
    • Les conditions financières : Prix de la formation, modalités de paiement et conditions d’annulation.
    • Les obligations des parties : Engagements de l’organisme de formation en matière de qualité de la formation et obligations du stagiaire en matière de participation et de respect du règlement intérieur.
    • Les modalités de résolution des litiges : Procédure à suivre en cas de litige entre l’organisme de formation et le stagiaire.
    • Les conditions d’accès à la formation : Prérequis et modalités d’inscription.
    • Les modalités d’évaluation et de certification : Types d’évaluations, modalités de délivrance de l’attestation de formation.
    • Les conditions de modification et de résiliation du contrat : Cas et modalités de modification ou de résiliation du contrat.
    • Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle : Droits d’auteur sur les supports pédagogiques et les conditions d’utilisation.
    • Les coordonnées du médiateur de la consommation : En cas de litige, coordonnées du médiateur compétent pour le secteur de la formation.

    2. Convention de formation

    La convention de formation est un contrat spécifique utilisé pour les formations financées par des organismes tiers, tels que les entreprises, les organismes publics ou les fonds de formation. Elle doit comporter, en plus des mentions du contrat de formation, les éléments suivants :

    • L’identité du financeur : Nom, adresse et statut juridique du financeur.
    • Les conditions de prise en charge financière : Montant pris en charge par le financeur, modalités de versement et justificatifs à fournir.
    • Les obligations du financeur : Engagement du financeur à participer au financement de la formation et à respecter les conditions définies dans la convention.
    • Les modalités de suivi et d’évaluation de la formation : Procédures mises en place pour mesurer l’atteinte des objectifs de la formation et rendre compte au financeur.

    3. Conditions générales de vente (CGV)

    Les CGV définissent les conditions générales de prestation de services de votre organisme de formation. Elles s’appliquent à toutes les formations proposées et complètent le contrat de formation ou la convention de formation. Les CGV doivent obligatoirement comporter les mentions suivantes :

    • L’objet des prestations : Nature des prestations proposées par l’organisme de formation.
    • Les prix : Prix des formations, modalités de paiement et conditions d’annulation.
    • Les délais de réalisation : Délais de livraison des prestations et modalités de modification.
    • Les garanties légales : Rappel des garanties légales applicables aux prestations de services.
    • La responsabilité de l’organisme de formation : Limites et conditions de la responsabilité de l’organisme de formation.
    • Le service après-vente : Modalités de contact et de prise en charge des réclamations.
    • Le droit de rétractation : Modalités d’exercice du droit de rétractation pour les consommateurs.
    • Le règlement des litiges : Procédure à suivre en cas de litige entre l’organisme de formation et le client.

    La loi applicable : Loi applicable au contrat et à la résolution des litiges.

    ⚙️ 2.Suivi de la formation : Gardez le cap sur l’apprentissage et démontrez votre efficacité pédagogique

     

    Le suivi de la formation est un élément crucial pour garantir la qualité de l’apprentissage et attester de l’efficacité de vos actions de formation. Au-delà des documents mentionnés précédemment, il englobe un ensemble de pratiques et d’outils qui permettent de mesurer l’atteinte des objectifs pédagogiques et d’évaluer la progression des stagiaires.

    1. Feuilles de présence : Des preuves tangibles de la participation active
    • Les feuilles de présence permettent de justifier la participation effective des stagiaires à chaque séance de formation. Elles doivent être remplies par le formateur ou un responsable de la formation et signées par chaque stagiaire présent.
    • En plus d’une simple signature, vous pouvez enrichir les feuilles de présence en y incluant des informations complémentaires, telles que la durée de chaque session, les thématiques abordées et les éventuelles absences des stagiaires.
    • La conservation des feuilles de présence est essentielle pour une durée de trois ans minimum après la fin de la formation.
    1. Évaluations : Mesurer l’acquisition des compétences et des connaissances
    • Les évaluations permettent de mesurer l’acquisition des compétences et des connaissances par les stagiaires tout au long de la formation. Elles s’appuient sur des outils variés, tels que :
      • Questionnaires QCM ou à réponses ouvertes
      • Mises en situation individuelles ou collectives
      • Travaux pratiques
      • Études de cas
      • Simulations
    • Le choix des outils d’évaluation doit être pertinent par rapport aux objectifs pédagogiques de la formation et aux compétences à acquérir par les stagiaires.
    • Les résultats des évaluations doivent être analysés et interprétés afin d’identifier les points forts et les points faibles des stagiaires, d’adapter le déroulement de la formation si nécessaire et de mesurer l’efficacité pédagogique de la formation.
    1. Suivi individuel : Accompagner chaque stagiaire vers la réussite
    • Le suivi individuel permet d’accompagner chaque stagiaire dans sa progression et de l’aider à surmonter ses difficultés éventuelles.
    • Le suivi individuel est particulièrement important pour les stagiaires en difficulté ou ceux qui ont besoin d’un accompagnement plus personnalisé.
    • Les actions de suivi individuel doivent être documentées dans le dossier de chaque stagiaire.
    1. Bilan de formation : Recueillir les avis des stagiaires et identifier les axes d’amélioration
    • Le bilan de formation permet de recueillir les avis des stagiaires sur la formation qu’ils ont suivie. Il s’agit d’un outil précieux pour :
      • Identifier les points forts et les points faibles de la formation
      • Évaluer la satisfaction des stagiaires
      • Mettre en lumière les axes d’amélioration pour les prochaines formations
    • Le bilan de formation peut prendre la forme d’un questionnaire écrit ou d’un entretien oral.
    • Les résultats du bilan de formation doivent être analysés et pris en compte pour améliorer continuellement la qualité de vos formations.
    1. Documents complémentaires : Des outils pour un suivi rigoureux

    En plus des documents mentionnés ci-dessus, d’autres outils peuvent être utilisés pour assurer un suivi rigoureux de la formation :

    • Attestation de suivi de formation : Un document remis aux stagiaires qui ont participé activement à la formation.
    • Livret de suivi individuel : Un outil permettant de documenter les progrès de chaque stagiaire tout au long de la formation.

    Compte-rendu d’évaluation : Un document formalisant les résultats des évaluations et les commentaires du formateur.

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    📜 1.Document de fin de formation: Des récompenses pour vos stagiaires 

    1. Attestation de formation

    L’attestation de formation est un document officiel remis à chaque stagiaire à l’issue de sa formation. Elle atteste de la participation du stagiaire à la formation et de l’acquisition des compétences et connaissances visées par le programme de formation.

    L’attestation de formation Qualiopi doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

    • Nom et adresse de l’organisme de formation
    • Intitulé de la formation
    • Nom et prénom du stagiaire
    • Dates de début et de fin de la formation
    • Durée de la formation
    • Détail des compétences et connaissances acquises
    • Nom et signature du responsable pédagogique
    • Cachet de l’organisme de formation

    Il est également possible d’y ajouter les mentions suivantes :

    • Les résultats obtenus par le stagiaire aux évaluations
    • Le niveau de satisfaction du stagiaire
    • Les certifications ou attestations obtenues par le stagiaire
    1. Bilan de satisfaction

    Le bilan de satisfaction est un questionnaire remis aux stagiaires à l’issue de leur formation. Il permet à l’organisme de formation de recueillir les avis des stagiaires sur la qualité de la formation, l’organisation, le contenu, les formateurs et les supports pédagogiques.

    Le bilan de satisfaction peut être sous forme papier ou électronique. Il doit être anonyme et les réponses des stagiaires doivent être traitées de manière confidentielle.

    Les questions du bilan de satisfaction peuvent porter sur les points suivants :

    • La pertinence des objectifs de la formation
    • La qualité du contenu de la formation
    • La pédagogie des formateurs
    • Les supports pédagogiques
    • L’organisation de la formation
    • L’environnement de formation
    • La satisfaction globale du stagiaire

    Les résultats du bilan de satisfaction doivent être analysés par l’organisme de formation et utilisés pour améliorer la qualité des formations proposées.

    En plus de ces deux documents obligatoires, l’organisme de formation peut également remettre aux stagiaires d’autres documents, tels que :

    • Un certificat de compétences
    • Une attestation de présence
    • Un livret de formation
    • Un accès à des ressources pédagogiques en ligne

    Il est important de noter que l’attestation de formation Qualiopi n’est pas obligatoire pour que le stagiaire puisse bénéficier d’une prise en charge de sa formation par un organisme financeur. Cependant, elle est fortement recommandée car elle permet de valoriser les acquis du stagiaire.



    Conclusion

    🔐 Conclusion : Vers une certification Qualiopi réussie et sereine 

    En résumé, la préparation de la certification Qualiopi nécessite la constitution d’un dossier complet et structuré, comprenant des documents administratifs, des éléments relatifs au système qualité, des pièces contractuelles, des outils de suivi de la formation et des documents de fin de formation.

    Avant la formation, posez les bases solides de votre candidature en rassemblant les documents administratifs indispensables (Extrait Kbis, attestation d’assurance, récépissé de déclaration d’activité, bilan pédagogique et financier) et en formalisant votre système qualité via un Manuel Qualité, des procédures documentées et des fiches d’action de formation.

    Pendant la formation, assurez un suivi rigoureux des stagiaires grâce à des contrats et conventions clairs, des feuilles de présence et des évaluations régulières.

    Après la formation, valorisez les acquis des stagiaires avec des attestations de formation et recueillez leurs précieux avis via des bilans de satisfaction.

    Qualiobee vous accompagne dans cette démarche en vous proposant des modèles de documents et questionnaires personnalisables, générés et envoyés automatiquement. Centralisez l’ensemble de vos pièces justificatives pour un audit serein et décrochez la certification Qualiopi avec brio !

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