Quels sont les non-conformités récurrentes lors des audits Qualiopi ?

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Dusty Koko

Business Developer
Illustration des non-conformités lors d'un audit Qualiopi
Publié le 23 octobre 2024

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Dans le contexte actuel de la formation professionnelle en France, la certification Qualiopi est devenue essentielle pour les organismes souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés. Instaurée par la loi du 5 septembre 2018, cette certification garantit la qualité des prestations proposées.

Cependant, de nombreux organismes rencontrent des non-conformités lors des audits, qu’ils soient initiaux ou de surveillance. Ces non-conformités peuvent entraîner des conséquences significatives, telles que des retards dans l’obtention de la certification ou, dans le pire des cas, sa perte.

Il est donc crucial pour les professionnels du secteur de comprendre les principales causes de ces non-conformités afin d’anticiper et de les éviter.

Qu’est-ce qu’une non-conformité Qualiopi ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de bien comprendre ce qu’est une non-conformité dans le cadre de la certification Qualiopi. Une non-conformité représente un écart par rapport aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) 1

Elle peut être mineure ou majeure selon son importance et son impact sur la qualité des prestations délivrées. Une non-conformité mineure est généralement un écart ponctuel ou isolé qui n’a pas d’impact significatif sur la qualité de la formation. Une non-conformité majeure, quant à elle, représente un manquement important aux exigences du référentiel, pouvant avoir des conséquences sérieuses sur la qualité des prestations.

Les 10 non-conformités les plus fréquentes lors des audits Qualiopi

La classification d’une non-conformité en « mineure » ou « majeure » dépend de deux critères principaux :

  • L’ampleur de l’écart : l’indicateur est respecté de manière partielle ou non pris en compte du tout.
  • L’impact sur la qualité de la prestation : le non-respect de l’indicateur affecte ou non la qualité de la prestation offerte.

Ainsi, une non-conformité peut être jugée mineure ou majeure en fonction du degré de respect de l’indicateur et de ses conséquences sur la qualité du service rendu.

1. Méconnaissance ou mauvaise interprétation du référentiel

L’une des premières causes de non-conformités est une compréhension insuffisante ou erronée du Référentiel National Qualité. Ce référentiel, composé de 7 critères et 32 indicateurs, peut parfois sembler complexe ou ambigu pour certains organismes.

Comment éviter cette erreur :

✅ Suivre une formation spécifique sur le référentiel Qualiopi

✅ Consulter régulièrement les guides et ressources officiels

✅ Participer à des groupes d’échange entre professionnels du secteur

2. Documentation incomplète ou mal organisée

De nombreuses non-conformités sont liées à des problèmes de documentation. Il peut s’agir de documents manquants, incomplets, ou mal organisés, rendant difficile la démonstration de la conformité aux exigences du référentiel.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place un système de gestion documentaire efficace

✅ Créer des check-lists pour s’assurer que tous les documents nécessaires sont présents et à jour

✅ Organiser régulièrement des audits internes pour vérifier la complétude de la documentation

3. Manque de formalisation des processus

Certains organismes de formation ont des pratiques de qualité, mais ne les ont pas suffisamment formalisées. Cette absence de formalisation peut conduire à des non-conformités, car l’auditeur ne peut pas constater de manière objective la mise en œuvre des exigences du référentiel.

Comment éviter cette erreur :

✅ Cartographier l’ensemble des processus de l’organisme

✅ Rédiger des procédures claires et détaillées pour chaque processus clé

✅ Former le personnel à l’utilisation et au respect de ces procédures

4. Insuffisance dans l’analyse des besoins des bénéficiaires

L’indicateur 4 du référentiel Qualiopi, qui concerne l’analyse des besoins du bénéficiaire, est souvent source de non-conformités. Beaucoup d’organismes se contentent d’une analyse superficielle ou standardisée, sans réellement prendre en compte les spécificités de chaque apprenant.

Comment éviter cette erreur :

✅ Développer des outils d’analyse des besoins plus approfondis et personnalisés

✅ Former les équipes pédagogiques à la conduite d’entretiens d’analyse des besoins

✅ Documenter systématiquement les résultats de ces analyses et leur prise en compte dans la conception des formations

5. Lacunes dans l’évaluation et le suivi des formations

Les indicateurs relatifs à l’évaluation des acquis et au suivi post-formation sont fréquemment source de non-conformités. Beaucoup d’organismes se limitent à des évaluations sommaires en fin de formation, sans réel suivi à moyen terme.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place des systèmes d’évaluation plus complets, incluant des évaluations initiales, formatives et sommatives

✅ Développer des outils de suivi post-formation (questionnaires à froid, entretiens de suivi, etc.)

✅ Analyser systématiquement les résultats de ces évaluations pour améliorer les formations

6. Manque de traçabilité des actions correctives

Lorsque des problèmes sont identifiés, que ce soit suite à des réclamations, des évaluations ou des audits internes, certains organismes peinent à démontrer la mise en place effective d’actions correctives.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place un système de gestion des non-conformités et des actions correctives

✅ Documenter systématiquement les problèmes identifiés, les actions mises en place et leur suivi

✅ Réaliser des revues régulières de l’efficacité des actions correctives

7. Insuffisance dans la gestion des compétences des formateurs

La gestion et le développement des compétences des formateurs sont des points cruciaux du référentiel Qualiopi. Pourtant, de nombreux organismes négligent cet aspect, se contentant de CV parfois obsolètes.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place un processus rigoureux de recrutement et d’évaluation des formateurs

✅ Développer un plan de formation continue pour les formateurs

✅ Tenir à jour un dossier complet pour chaque formateur, incluant CV, attestations de formation, évaluations, etc.

8. Non-respect des exigences légales et réglementaires

Certains organismes de formation ne sont pas à jour concernant les exigences légales et réglementaires applicables à leur activité, ce qui peut entraîner des non-conformités majeures.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place une veille juridique et réglementaire

✅ Désigner un responsable chargé de s’assurer de la conformité réglementaire

✅ Former régulièrement le personnel sur les évolutions réglementaires

9. Manque d’adaptation aux publics spécifiques

Le référentiel Qualiopi accorde une importance particulière à l’adaptation des prestations aux publics en situation de handicap. Beaucoup d’organismes négligent cet aspect, se contentant de déclarations d’intention sans réelle mise en œuvre.

Comment éviter cette erreur :

✅ Nommer un référent handicap au sein de l’organisme

✅ Former le personnel à l’accueil et à l’accompagnement des personnes en situation de handicap

✅ Mettre en place des partenariats avec des structures spécialisées pour faciliter l’adaptation des formations

10. Insuffisance dans la communication externe

Certains organismes ne respectent pas les exigences du référentiel en matière de communication externe, notamment concernant la transparence sur les taux de réussite, d’insertion professionnelle ou de satisfaction des apprenants.

Comment éviter cette erreur :

✅ Mettre en place des systèmes de collecte et d’analyse systématique de ces données

✅ Développer une stratégie de communication transparente, incluant ces informations sur le site web et les supports de communication

✅ Former le personnel commercial à communiquer de manière éthique et transparente sur ces indicateurs

 

Bonnes pratiques pour prévenir et corriger les non-conformités Qualiopi

L’importance de la préparation aux audits

Face à ces nombreuses sources potentielles de non-conformités, il est crucial pour les organismes de formation de bien se préparer aux audits Qualiopi. Cette préparation doit être continue et ne pas se limiter aux semaines précédant l’audit.

Préparation à un audit Qualiopi

Réaliser des audits internes réguliers

La mise en place d’audits internes réguliers est un excellent moyen de se préparer aux audits externes. Ces audits permettent d’identifier et de corriger les non-conformités potentielles avant l’audit officiel.

Conseils pour des audits internes efficaces :

👉 Former des auditeurs internes au sein de l’organisme

👉 Utiliser une grille d’audit basée sur le référentiel Qualiopi

👉 Planifier des audits internes à intervalles réguliers, au moins une fois par an

👉 Impliquer l’ensemble du personnel dans le processus d’audit interne

Mettre en place une démarche d’amélioration continue

La certification Qualiopi n’est pas une fin en soi, mais le début d’une démarche d’amélioration continue. Les organismes qui adoptent cette approche sont généralement mieux préparés aux audits et rencontrent moins de non-conformités.

Éléments clés d’une démarche d’amélioration continue :

👉 Analyse régulière des indicateurs de performance

👉 Mise en place de groupes de travail pour résoudre les problèmes identifiés

👉 Encouragement des retours d’expérience et des suggestions d’amélioration de la part du personnel et des apprenants

👉 Veille sur les bonnes pratiques du secteur et benchmarking

Former et impliquer l’ensemble du personnel

La qualité est l’affaire de tous au sein d’un organisme de formation. Il est donc essentiel de former et d’impliquer l’ensemble du personnel dans la démarche qualité.

Stratégies pour impliquer le personnel :

👉 Organiser des sessions de formation régulières sur le référentiel Qualiopi et les procédures internes

👉 Communiquer régulièrement sur les objectifs qualité et les résultats obtenus

👉 Encourager la participation du personnel à l’amélioration des processus

👉 Valoriser les contributions individuelles à la démarche qualité

Se faire accompagner si nécessaire

Pour les organismes qui manquent d’expertise interne ou de ressources, il peut être judicieux de se faire accompagner par un consultant spécialisé dans la certification Qualiopi.

Avantages de l’accompagnement externe :

👉 Expertise pointue sur le référentiel et les exigences de l’audit

👉 Regard extérieur permettant d’identifier des non-conformités potentielles

👉 Aide à la mise en place de processus et d’outils adaptés

👉 Soutien dans la préparation de l’audit et la gestion du stress associé

Ce qu’il faut retenir..

Les non-conformités lors des audits Qualiopi sont souvent le résultat d’une préparation insuffisante ou d’une mauvaise compréhension des exigences du référentiel. En identifiant les principales sources de non-conformités et en mettant en place des stratégies pour les éviter, les organismes de formation peuvent grandement améliorer leurs chances de réussite.

C’est ici que Qualiobee intervient. Cet outil permet de centraliser efficacement les preuves et documents requis pour la certification Qualiopi, de gérer automatiquement l’envoi des documents de formation aux parties prenantes, et de suivre de près l’évaluation des apprenants. Grâce à Qualiobee, les organismes peuvent non seulement répondre aux indicateurs Qualiopi de manière proactive, mais également éviter la plupart des non-conformités évoquées précédemment. En facilitant la traçabilité, la communication et le suivi des actions, Qualiobee simplifie considérablement la gestion de la qualité tout en soutenant une démarche d’amélioration continue.

Avec une approche proactive, des outils comme Qualiobee, et l’implication de tout le personnel, les organismes de formation peuvent aborder les audits Qualiopi avec sérénité et maximiser leurs chances de succès.

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