Certification Qualiopi : Ce qui change en 2023

Avez-vous entendu parler de la dernière mise à jour du questions-réponses sur la certification Qualiopi ? Publié le 1er septembre 2023 par la DGEFP, ce document apporte des éclaircissements essentiels pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.

Avec des modifications notables des modalités d’audit effectives depuis l’arrêté du 31 mai 2023, il est crucial de rester informé !

Quels sont les principaux changements ? Comment ces modifications impactent-elles les organismes multi-sites ou les nouveaux entrants ?
Découvrez-le avec nous.

Sommaire

Parcourez rapidement les thèmes qui vous concernent ci-dessous 👇

Synthèse des Questions & Réponses pour :

1. Les Organismes Multi-Sites
2. Durées d’Audit
3. Non-conformités
4. Audit d’extension
5. Audit de surveillance
6. Audit de renouvellement
7. Nouveaux entrants
8. Apprentissage

🔍 Définition d’un organisme multi-sites 

• • Un organisme multi-sites dispose de plusieurs lieux d’activité avec du personnel permanent.
  • Il doit avoir un système qualité unique, une fonction centrale non sous-traitée, et une surveillance régulière de tous les sites.

🔗 Distinctions importantes

• • Un réseau de plusieurs entités avec des numéros d’enregistrement distincts n’est pas un organisme multi-sites.
  • Un organisme avec plusieurs services autonomes ne peut être multi-sites sauf s’il adopte un système qualité unique.
  • Les organismes de portage salarial peuvent être multi-sites si les critères sont respectés, mais les salariés portés ne sont pas considérés comme des sites.
  • Un salarié en télétravail ne constitue pas un site.

📋 Critères spécifiques

• • Un site uniquement pour la formation est considéré comme un site s’il y a du personnel permanent.
  • La fonction centrale est toujours auditée et ne fait pas partie de l’échantillonnage.
  • Tous les sites, y compris ceux à l’étranger, doivent être inclus dans l’échantillonnage.

🔐 Certification et Surveillance

• • L’audit de surveillance peut être réalisé à distance, mais doit être sur site si l’audit initial l’était.
  • Les certificateurs doivent vérifier les conditions d’éligibilité lors de l’audit de surveillance.
  • Le certificat Qualiopi doit être affiché dans tous les sites mentionnés.
  • Si un organisme ne répond pas aux critères multi-sites lors de l’audit, l’audit ne peut pas se tenir.

🔄 Changements et Extensions

• • Si un organisme monosite devient multi-sites, un nouvel audit initial est nécessaire.
  • L’audit d’un nouveau site ajouté peut être réalisé à distance.

📅 Définition des Durées d’Audit

• • Les durées d’audit correspondent à la durée sur site ou à distance, excluant préparation et restitution.
  • Durées calculées à la demi-journée.

🌐 Organismes Multi-sites

• • Pas de répartition imposée entre la fonction centrale et les sites.
  • Durée d’audit pour extension de certification est la même que pour l’audit initial.
  • Durée d’audit pour extension sur deux catégories d’actions compte la durée de base une seule fois.

📊 Calcul de Durée d’Audit

• • Exemples fournis pour différents scénarios d’organismes multi-sites.
  • L’échantillonnage se base sur la racine carrée du nombre total de sites.

📜 Certification ou Labellisation CNEFOP

• • Organismes avec certification/labellisation CNEFOP peuvent demander un audit initial aux durées aménagées.
  • Durée d’audit aménagée s’applique globalement, indépendamment des catégories d’actions couvertes par l’ancien certificat ou label.

💼 Nouveaux Organismes de Formation

• • Pour les nouveaux entrants, la durée d’audit se base sur un document indiquant le montant des produits perçus par catégorie de financeur.
  • Si une filiale d’un organisme existant devient un organisme de formation distinct, elle est traitée comme un nouvel entrant.

🔄 Ajustements de Durée d’Audit

• La durée d’audit peut être ajustée si des éléments nouveaux sont constatés lors de l’audit, tels que le nombre de sites, le chiffre d’affaires, ou la catégorie d’actions.

🔍 Non-conformités mineures

• • Si 5 ou plus sont constatées, la certification est possible si le nombre passe sous 5 après corrections en 3 mois.
  • Pour les restantes, un plan d’action est établi et vérifié lors de l’audit suivant.

📂 Gestion des non-conformités

• • Une non-conformité est évaluée par indicateur. Plusieurs constats sur un indicateur peuvent être regroupés sur une seule fiche d’écart.
  • Certains indicateurs peuvent donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures, tandis que d’autres uniquement à des majeures.

🤝 Implications des sous-traitants

• • Si un sous-traitant ne respecte pas les critères de qualité, cela peut constituer une non-conformité majeure pour l’organisme principal.

⏳ Délais et impacts des non-conformités majeures

• • 3 mois pour corriger une non-conformité majeure.
  • Si non corrigée après un audit initial : certification refusée.
  • Si non corrigée après un audit de surveillance ou de renouvellement : certification suspendue, puis retirée si non corrigée en 3 mois.
  • Les non-conformités sont évaluées par catégorie d’actions. Si une catégorie est non-conforme, seule cette catégorie est suspendue.

📆 Autres points clés

• • Le départ pour le délai de mise en œuvre du plan d’actions correctives est la notification des non-conformités.
  • Le chiffre d’affaires pour déterminer la durée de l’audit est celui du dernier bilan pédagogique et financier.
  • Pour un nouvel organisme, un document indiquant le montant des produits perçus est nécessaire.

📊 Calcul de la durée d’audit

• • Basé sur le chiffre d’affaires relatif à l’activité de formation, le nombre de sites et de catégories d’actions.
  • Le chiffre d’affaires total de la formation professionnelle est pris en compte, pas seulement une catégorie spécifique.

📍 Modalités de l’audit

• • L’audit d’extension doit être réalisé sur site, similaire à un audit initial.
  • Après un refus de certification ou d’extension, un délai de trois mois est nécessaire avant une nouvelle demande.

🔄 Impact sur la certification

• • L’extension à une nouvelle catégorie n’affecte pas la durée de validité de la certification.
  • Les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 ont une validité de quatre ans.

🏢 Organismes multi-sites

• • Si un organisme multi-sites ajoute une nouvelle catégorie d’actions, une demande d’extension est nécessaire.
  • L’échantillon pour l’audit se limite aux sites concernés par la nouvelle catégorie.

🏷️ Modalités spéciales

• • Les modalités d’audit aménagées ne s’appliquent qu’à l’audit initial. Les titulaires d’un label CNEFOP ne bénéficient pas d’une durée d’audit réduite pour l’extension.

🔍 Vérification des indicateurs

• • Revue des indicateurs ayant eu des non-conformités à l’audit initial.
  • Vérification des indicateurs majeurs (indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32).
  • Pour les nouveaux entrants, tous les indicateurs sont vérifiés.

📄 Administration et risques

• • Mise à jour des données administratives et évaluation de l’impact des changements.
  • L’organisme certificateur évalue le risque basé sur des critères comme l’augmentation du volume d’activité, les non-conformités, etc., pouvant justifier un audit sur site.

🔄 Activité et période de référence

• • Si aucun nouvelle action n’a été mise en œuvre depuis l’audit initial, la certification peut être conservée. Une nouvelle action est nécessaire pour le renouvellement.
  • La période de référence pour l’échantillonnage est entre l’audit initial et l’audit de surveillance.

🏷️ Modalités spéciales et délais

• • Les modalités d’audit allégées ne s’appliquent qu’à l’audit initial. Les titulaires d’un label CNEFOP ne bénéficient pas d’une durée d’audit réduite pour l’audit de surveillance.
  • L’audit de surveillance doit avoir lieu entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de la certification. Si non respecté, le certificat peut être suspendu.

🔄 Déroulement de l’audit de renouvellement

• • Similaire à un audit initial.
  • Vérifie les actions correctives des non-conformités de l’audit de surveillance précédent.
  • Doit être planifié pour permettre la correction des non-conformités avant l’expiration du certificat.

⏳ Si l’audit n’est pas réalisé à temps :

• • Si l’audit de renouvellement n’est pas effectué à temps, le certificat expire.
  • L’organisme est retiré de la liste des prestataires certifiés.
  • La procédure d’audit de renouvellement reste applicable, même après l’expiration.

🔄 Changement d’organisme certificateur

• • L’organisme fournit les documents nécessaires au nouvel organisme certificateur.
  • Le nouvel organisme collecte des informations auprès de l’ancien certificateur (certificat précédent, non-conformités, etc.).

🔍 Modalités allégées pour les titulaires d’un label CNEFOP

• • Les modalités allégées sont uniquement pour l’audit initial.
  • Aucune modalité allégée n’est prévue pour l’audit de renouvellement.

🆕 Définition des « nouveaux entrants »

• • Organismes dans leur première année d’activité.
  • Organismes débutant une activité sur une nouvelle catégorie d’actions.

🔍 Modalités d’audit pour les nouveaux entrants

• • Certains indicateurs ont des modalités adaptées à l’audit initial.
  • La durée de l’audit de surveillance est augmentée de 0,5 jour pour une vérification supplémentaire.

⏳ Majoration de la durée d’audit de surveillance

• • Si un organisme a été partiellement audité comme un nouvel entrant lors de l’audit initial, la durée de son audit de surveillance sera majorée.

🔄 Extension de certification et nouveaux entrants

• • Si un organisme bénéficie des modalités d’audit des nouveaux entrants lors de l’extension de sa certification, la durée de son audit de surveillance ne sera pas majorée.

🚫 Certification avant le début de l’activité :

• • Un organisme doit avoir commencé son activité pour être certifié.
  • La simple contractualisation ne suffit pas.

📝 Numéro de déclaration d’activité

• • Un organisme peut être audité sans avoir obtenu son numéro de déclaration d’activité.
  • Cependant, la certification ne sera délivrée qu’après l’obtention de ce numéro.

🎓 Certification pour formations par apprentissage uniquement

• • Organismes peuvent demander une certification uniquement pour les formations par apprentissage si elles ne reçoivent pas de financements pour d’autres actions.

🏫 Unités de formation par apprentissage (UFA)

• • UFA ne sont pas considérées comme des sites multi-sites.
  • UFA sont créées par convention, mais le CFA conserve la responsabilité administrative.

🤝 Convention de formation et audit

• • Si un CFA délègue la réalisation des enseignements via une convention, seul le CFA sera audité pour la certification Qualiopi.

📜 Contrat de professionnalisation

• • Ne fait pas partie de la catégorie « formation par apprentissage ».
  • Organismes doivent être certifiés pour la catégorie « action de formation ».

🎓 Établissements d’enseignement supérieur

• • Certains établissements d’enseignement supérieur sont exemptés de la certification Qualiopi.
  • Cette exemption ne s’étend pas aux CFA qui conventionnent avec ces établissements.

Pour plus d’informations sur cette synthèse des questions-réponses liées à l’arrêté du 31 mai 2023, téléchargez le document publié par la DGEFP en septembre 2023.