Un peu de contexte.
La certification qualiopi est un long périple et parmi toutes les épreuves auxquelles les organismes de formation vont faire face il y a l’audit de surveillance. L’audit de surveillance qualiopi intervient entre 14 et 22 mois après obtention de la certification RNQ.
Cet audit a pour objectif de s’assurer que l’organisme de formation respecte les règles mises en place. L’auditeur s’assure également que l’organisme de formation respecte la bonne application du référentiel national qualité.
Les objectifs de l’audit de surveillance.
L’audit de surveillance permet à chacun de s’assurer qu’à la suite de l’audit initial, les conseils donnés par l’auditeur ont été appliqué. Cet audit de surveillance est plus court que le l’audit initial or, il peut lui aussi aboutir sur une non-conformité. Il faut également montrer que son organisme de formation suit une démarche d’amélioration continue.
L’organisme de formation devra prouver son application dans les quelques thèmes abordés. Comme par exemple la mise en place de nouveautés, nouvelle formation, modalité, sous-traitance. Cet audit permet donc à l’organisme de formation de prouver ses actions menées à la suite de l’audit initial.
L’objectif de l’audit de surveillance est de vérifier que toutes les dispositions du référentiel sont mises en place de manière systématique. Mais également de s’assurer de la mise en œuvre et l’exécution du suivi des indicateurs 23, 24 et 25. l’indicateur 23 dit que : Le prestataire met en place un système de veille légal sur le champ de la formation professionnelle. le 24 nous dit : Réalisation d’une veille réglementaire par le prestataire sur la progression des compétences, des métiers et des emplois au sein de ses secteurs d’intervention. Et enfin, le 25 nous explique que le formateurs doit : Mettre en place une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques par le prestataire, lui permettant d’améliorer ses prestations.
Les bonnes pratiques pour réussir votre audit de surveillance
La préparation de l’audit de surveillance se veut moins importante que pour l’audit initial. L’épreuve est donc moins conséquente mais représente tout de même une certaine préparation. Il ne faut pas hésiter à récupérer les bonnes pratiques mises en œuvre au cours l’audit initial.
Votre attention doit se porter sur la relecture de vos rapports d’audit, pour pouvoir en retirer les plus et les moins. Pour conserver votre certification Qualiopi, il est essentiel de montrer que vous savez transmettre vos savoirs et connaissances à vos apprenants. De plus il faut prouver que vous avez des outils pour suivre l’évolution de vos apprenants. Ça va être la tâche primordiale de votre audit, prouver que vous savez faire apprendre. Par exemple, Qualiobee vous permet d’envoyer des mails de suivi automatique à tous vos apprenants mais également des mails de relance ou encore la génération automatique de vos conventions. Qualiobee vous permet également de suivre les données récoltées de vos sondages et mails automatiquement sans que vous n’ayez rien à faire.
Préparez au mieux votre plan d’audit, il est à envoyer 1-2 semaines à l’avance. Il sera la première image que les auditeurs se feront de vous. De plus, cela vous permettra d’avoir plan bien détaillé, à votre image. Vous pouvez également prévoir une réunion post audit avec votre organisme de formation à propos de l’organisation et de la présentation des objectifs de l’audit.
Il est également nécessaire d’accentuer sa vigilance sur les non-conformités détectées durant l’audit initial. Il ne faut pas hésiter à faire appelle une personne extérieure qui pourra conseiller votre organisme de formation sur les meilleures methodes à utiliser et les points sur lesquels il faut se concentrer davantage.
Pas de stress !
Pour conclure, ne voyez pas cet audit comme un examen, ce n’est pas le cas. Vous avez votre certification qualiopi, alors montrez que vous méritez de la conserver. Voyez cet audit comme un vrai échange.
