Elle repose sur un principe simple : ce qui a été appris en travaillant vaut ce qui a été appris en se formant, dès lors qu'on peut le démontrer. Le candidat constitue un dossier retraçant ses activités et les compétences qu'il en a tirées, puis le défend devant un jury qui décide d'une validation totale, partielle ou d'un refus. Depuis la réforme portée par la loi du 21 décembre 2022, la VAE est ouverte à toute personne justifiant d'une activité en rapport avec la certification visée, la condition d'ancienneté minimale ayant été supprimée, et le parcours est unifié au sein d'un service public dédié.

Le jury précise les blocs de compétences validés et ceux qui ne le sont pas. Le candidat conserve le bénéfice des blocs acquis et dispose d'un délai pour compléter son parcours, par une formation ciblée sur les compétences manquantes, par une expérience complémentaire, ou par un nouveau passage devant le jury. La validation partielle n'est donc pas un échec mais une étape.